Prozesse strukturieren Sie am besten in einer klaren Reihenfolge: zuerst den Ist-Zustand sichtbar machen, dann Engpässe finden, einen sauberen Soll-Ablauf festlegen, diesen standardisieren und erst am Ende dort automatisieren, wo es sich lohnt. Wer diese Reihenfolge einhält, vermeidet den häufigsten Fehler, nämlich Technik auf ein ungeklärtes Chaos zu setzen. Die wichtigsten Fragen dazu im Überblick.
Wo fange ich an?
Nehmen Sie einen konkreten, häufigen Ablauf und verfolgen Sie ihn vom Anfang bis zum Ende: Wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Werkzeugen, und wo entstehen Wartezeiten? Dieser ehrliche Abgleich zwischen Ist und Soll ist der Kern einer Ist-Soll-Analyse und die Grundlage für jede sinnvolle Veränderung.
Welchen Prozess zuerst?
Den, der am meisten kostet. Fragen Sie bei jedem Ablauf, wie oft er vorkommt und wie viel Reibung er erzeugt. Der größte Hebel liegt fast immer bei Prozessen, die häufig sind und viel Zeit oder Kundenzufriedenheit fressen, nicht bei seltenen Sonderfällen.
Wie mache ich einen Prozess „klar"?
Klar heißt: feste Zuständigkeiten, eine nachvollziehbare Reihenfolge und saubere Übergaben, schriftlich festgehalten, damit nicht alles an einzelnen Köpfen hängt. Ein Prozess, den nur eine Person im Kopf hat, ist kein stabiler Prozess.
Wann sollte ich automatisieren?
Erst wenn der Ablauf als solcher funktioniert. Software verstärkt, was da ist. Ist ein Prozess ungeklärt, automatisieren Sie das Chaos nur schneller. Zuerst standardisieren, dann gezielt die wiederkehrenden Handgriffe automatisieren. Wo ineffiziente Abläufe still Geld kosten und wo man zuerst ansetzt, zeigt der Beitrag Ineffiziente Abläufe kosten Zeit und Geld.
Schaffe ich das intern?
Vieles ja, vor allem mit etwas Abstand und Zeit. Wenn beides fehlt oder der Blick betriebsblind ist, hilft eine externe Begleitung. Das vollständige Vorgehen in Phasen beschreibt der Leitfaden zum Strukturieren von Prozessen; wie das in eine Gesamtstrategie passt, der Leitfaden zur Unternehmensberatung im Mittelstand. Sie erreichen uns unter 0531 42878663 oder per E-Mail an info@eisfeld-consulting.de.
